EHS管理之--文件管理

管理是需要在自己的職責(zé)范圍內(nèi)將物流、資金流和信息流調(diào)整到最優(yōu)最高效的狀態(tài)。無(wú)論是成本管理、運(yùn)營(yíng)還是EHS，都是在這樣的原則下進(jìn)行不斷的優(yōu)化和提升效率。而在EHS的日常管理中對(duì)于信息流的管理最重要的部分就是對(duì)于EHS文件的管理。ISO中對(duì)于文件的定義是：信息及其承載的載體。

為了確保文件的統(tǒng)一性規(guī)范性和高效性。我們需要建立一套對(duì)于文件管控的標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)范。來(lái)去避免文件在傳遞和變化過(guò)程中出現(xiàn)偏差和錯(cuò)誤。這是我們對(duì)于EHS文件管理核心訴求。筆者根據(jù)ISO的要求以及日常工作的經(jīng)驗(yàn)為大家整理一些關(guān)于文件管理的tips。

文件的內(nèi)容

為了避免引起誤會(huì)，筆者所說(shuō)的文件管理我們?nèi)Χㄔ贓HS管理中對(duì)于方針、政策、流程和操作規(guī)程以及相關(guān)記錄的管理。其他的文件或者信息。我們以后再仔細(xì)展開(kāi)。首先，方針政策是根據(jù)公司的戰(zhàn)略和愿景而建立的公司對(duì)于內(nèi)外相關(guān)方的溝通的書(shū)面文件；一般方針政策會(huì)承諾公司的行為會(huì)通過(guò)一個(gè)什么樣的原則、以什么樣的方式實(shí)現(xiàn)一個(gè)什么樣的理想狀態(tài)或者成為一個(gè)什么樣的公司。它的存在是所有EHS管理的核心和根本目的。許多EHS人覺(jué)得方針政策都很虛沒(méi)有實(shí)際意義。其實(shí)它相當(dāng)一個(gè)定調(diào)；框定了EHS需要按照什么樣的風(fēng)險(xiǎn)判定標(biāo)準(zhǔn)、用什么方式實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略和愿景。一般會(huì)提供兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)是風(fēng)險(xiǎn)的可接受標(biāo)準(zhǔn)；另外一個(gè)是行為的規(guī)范。其次，流程是根據(jù)方針政策的大原則，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別后，識(shí)別的無(wú)法通過(guò)工藝和技術(shù)手段消除的公司不可接受風(fēng)險(xiǎn)的管理性控制方法以及其他期望通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化工作流對(duì)管理活動(dòng)中可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行避免和監(jiān)控的手段和方法。因此流程的核心目的是規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的工作流。該工作流中有避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和監(jiān)控設(shè)計(jì)和控制點(diǎn)。因此，一般的流程會(huì)有相應(yīng)的職責(zé)以及方法和要求；這點(diǎn)與操作規(guī)程是有區(qū)別的。操作規(guī)程是為了完成某個(gè)具體的工作并確保按照標(biāo)準(zhǔn)工作步驟進(jìn)行的行為產(chǎn)出穩(wěn)定的輸出。因此，其關(guān)注的更多的是操作的步驟的標(biāo)準(zhǔn)化。筆者碰到許多人對(duì)于流程和操作的區(qū)別有混淆。最后，其他的相關(guān)記錄、表單等是為了對(duì)于操作過(guò)程的行為進(jìn)行可溯以及規(guī)范的信息。

文件的要求

ISO中對(duì)于文件管理的要求是具備可溯性、規(guī)范性和關(guān)聯(lián)性，雖然沒(méi)有明確提到但是筆者認(rèn)為文件的高效性也很重要。首先，對(duì)于文件的可追溯性是希望文件的建立、審核、修改、發(fā)布、接收、更新、培訓(xùn)、執(zhí)行和廢止的各個(gè)環(huán)節(jié)都具備有跡可循。有明確的相關(guān)記錄。這就需要我們對(duì)于文件的管理流程中對(duì)于文件的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范確保滿(mǎn)足要求。比如文件的創(chuàng)建應(yīng)該有一個(gè)固定的格式和標(biāo)準(zhǔn)；許多公司甚至細(xì)化到文件使用的字體、格式以及內(nèi)容框架都進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化；文件建立、修訂、評(píng)審和廢止都應(yīng)該有具體的審批和確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；通過(guò)這些規(guī)定讓文件有清晰的方法和步驟來(lái)實(shí)施。而文件的發(fā)布也應(yīng)該有清楚的要求和條件。確保文件發(fā)布的權(quán)威性。文件的接收環(huán)節(jié)需要根據(jù)被接收方與文件的重要度進(jìn)行分級(jí)。通常來(lái)說(shuō)對(duì)于所有文件需要有一個(gè)交接的記錄和舊文件回收的記錄等；還需要根據(jù)重要度的關(guān)系要求文件的接收是屬于精通、熟悉、了解的不同級(jí)別采取不同的行動(dòng)。比如精通需要進(jìn)行培訓(xùn)并完成相應(yīng)的考核、熟悉需要對(duì)文件內(nèi)容有清楚的掌握必要的話(huà)也需要有簡(jiǎn)單培訓(xùn)；而對(duì)于了解的要求可能比較低就是需要簽收即可；這里重點(diǎn)說(shuō)下舊文件的回收，筆者初入職場(chǎng)覺(jué)得沒(méi)有必要，其實(shí)從標(biāo)準(zhǔn)體系的要求以及實(shí)際情況來(lái)看，如果舊的文件沒(méi)有及時(shí)回收會(huì)造成現(xiàn)場(chǎng)指令的錯(cuò)誤，許多崗位使用文件版本不一的情況。因此還是非常有必要的。

文件的關(guān)聯(lián)性

通過(guò)前文的描述相信大家應(yīng)該能看到不同級(jí)別的文件之間關(guān)聯(lián)性有一點(diǎn)感覺(jué)；公司的方針政策有點(diǎn)像樹(shù)的主干決定樹(shù)的大概形狀和輪廓，而流程相當(dāng)于樹(shù)的各個(gè)枝條；負(fù)責(zé)讓每個(gè)方位的信息和管理有規(guī)范固定和標(biāo)準(zhǔn)的路徑來(lái)傳遞；其與主干進(jìn)行關(guān)聯(lián)來(lái)為主干提供保障。而各個(gè)操作的流程更像樹(shù)的樹(shù)葉確保每個(gè)操作單元有穩(wěn)定的輸出和工作。而這些操作規(guī)程與其相關(guān)的枝條進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這些關(guān)聯(lián)就決定了任何一個(gè)級(jí)別的文件發(fā)生變化相關(guān)聯(lián)的文件都需要進(jìn)行必要的調(diào)整。通常文件管理中通過(guò)文件編號(hào)的規(guī)范和關(guān)聯(lián)連接。另一方面也可以通過(guò)流程中的相關(guān)文件來(lái)提示文件間的關(guān)系。

文件的系統(tǒng)化

筆者一直認(rèn)為理論上所有的流程（程序）通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行后，都可以考慮將管理系統(tǒng)化，一個(gè)好的程序文件可以輕易的通過(guò)IT的技術(shù)讓過(guò)程系統(tǒng)化；不僅僅可以有可追溯性也可以減少或者避免人為的失誤和遺忘。文件的管理經(jīng)過(guò)這么多年ISO的要求和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程。應(yīng)該也可以形成一個(gè)非常實(shí)用的系統(tǒng)化管理工具。我們建立的是管理系統(tǒng)，但是很多的系統(tǒng)僅僅能實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的簡(jiǎn)單功能，沒(méi)有體現(xiàn)管理的概念；更無(wú)法將文件管理的程序通過(guò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)應(yīng)該還有一個(gè)反饋功能（在我離開(kāi)的時(shí)候還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)但是已經(jīng)規(guī)劃完成）就是會(huì)形成一個(gè)dashboard給到不同級(jí)別的管理員和管代。會(huì)顯示文件系統(tǒng)中文件的整體情況；比如文件瀏覽的次數(shù)；哪些部門(mén)和個(gè)人對(duì)于文件的瀏覽量以及文件被下載的人（方便文件版本更換）當(dāng)然文件創(chuàng)建、更新、廢止等數(shù)據(jù)也可以通過(guò)看板實(shí)現(xiàn)。讓我們?cè)谖募芾淼耐瑫r(shí)可以對(duì)文件的實(shí)際效果和作用有一些數(shù)據(jù)支撐。還有一些其他的作用各位看官可以自行腦補(bǔ)。

著現(xiàn)在A(yíng)I技術(shù)和IT技術(shù)的迭代和升級(jí)。文件管理的過(guò)程可以借助技術(shù)的手段實(shí)現(xiàn)我們?cè)瓉?lái)必須人工的繁瑣步驟。也是對(duì)于文件管理效率的提升。文件管理的內(nèi)容如果要詳細(xì)說(shuō)可能內(nèi)容也不是簡(jiǎn)單這些文字可以說(shuō)清楚的。文件管理往往是EHS人的基礎(chǔ)工作，很多企業(yè)不太重視因?yàn)闆](méi)有明顯的績(jī)效。因此很多企業(yè)和個(gè)人也不愿意投入精力去做。但是筆者認(rèn)為這些基礎(chǔ)的工作對(duì)于后期的管理是非常有幫助的。如果各位EHS的人有精力可以先從這些基礎(chǔ)的工作開(kāi)始。逐步完善和建立自己的管理矩陣。

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